Järgmised juhised kehtivad Microsoft Wordi, PowerPointi, Exceli ja Access 2016 kohta, kuid protsess peaks olema sarnane ka teistes Office'i uuemates versioonides.
Kuidas on turvaline Microsoft Office'i paroolikaitse?
Microsoft Office'i paroolikaitsefunktsioonid on minevikus saanud halvaks. Office 95-st Office 2003-le krüpteerimiskava oli väga nõrk. Kui teil on Office 2003-ga või varasema versiooniga parooliga kaitstud dokument, saab seda parooli hõlpsalt ja kiiresti kopeerida laialdaselt kättesaadava parooliga lõhenemisega tarkvara abil.
Office 2007-ga sai Microsoft turvalisuse osas enim tõsisemaks. Office 2007 lülitas 128-bitise võtmega kaasa arenenud krüpteerimisstandardile (AES). See on laialdaselt turvaline ja tähendab, et Office kasutab nüüd parooli määramisel nüüd oma dokumentide kaitsmiseks tõelist ja tugevat krüptimist. Katsesime PDF-i krüpteerimisfunktsiooni ja leidisime, et see kasutab Office 2016-s ka 128-bitine AES-i krüpteerimist.
Teil on kaks suurt asju, mida peate hoolitsema. Esiteks on ainult paroolid, mis dokumendi täielikult krüpteerivad, turvaline. Samuti võimaldab büroo määrata teoreetilise faili "Keelata redigeerimise" parooli, mis võimaldab inimestel faili vaadata, kuid mitte seda parooli muuta. Seda tüüpi parooli saab hõlpsasti krakitud ja eemaldada, võimaldades inimestel faili redigeerida.
Ka Office'i krüptimine toimib hästi ainult siis, kui salvestate kaasaegsete dokumentide vormingutega, näiteks.docx. Kui salvestate vanematele dokumendivormingutele nagu.doc-mis ühilduvad Office 2003-ga ja varasema Office-iga, kasutatakse krüptimise vanemat, mitte-turvalist versiooni.
Kuid nii kaua, kui salvestate oma failid kaasaegsetesse Office'i vormingutesse ja kasutage valikut "Krüpta salasõna", selle asemel, et valik "Piirata redigeerimist", peaksid teie dokumendid olema turvalised.
Kuidas kaitsta Office'i dokumenti parooliga?
Office'i dokumendi kaitsmiseks parooliga avage see esmalt Wordi, Exceli, PowerPointi või Juurdepääsu abil. Klõpsake ekraani vasakus ülanurgas oleval menüül "Fail". Klõpsake infopaneelil nuppu "Kaitsta dokument" ja valige käsk "Krüpteeri parooliga".
Nupp on Microsoft Wordis ainult nimega "Protect Document", kuid teistes rakendustes nimetatakse seda midagi sarnast. Otsige Microsoft Excelis kaitsta töövihikut ja Microsoft PowerPointi kaitsta esitlust. Microsoft Access'is näete lihtsalt vahekaardil Info vahekaardil olevat nuppu Krüptita parooliga. Sammud töötavad muidu samamoodi.
MÄRKUS. Kui soovite piirata ainult dokumendi redigeerimist, saate valida "Redigeeri piirama" siin, kuid nagu me ütlesime, pole see väga turvaline ja seda on lihtne mööda minna. Parem on kogu dokumendi krüptimine, kui saate.
Hoiatus: Kui kaotad oma parooli, kaotate juurdepääsu sellele dokumendile, nii et hoidke seda turvaliselt! Microsoft soovitab teil kirjutada dokumendi nimi ja parool ning hoida see turvalises kohas.
Järgmine kord, kui avate dokumendi, näete lahtrit "Sisesta salasõna faili avamiseks". Kui te ei sisesta õiget parooli, ei saa te dokumenti üldse vaadata.
Kuidas luua parooliga kaitstud PDF-fail
Samuti saate Office'i dokumendi PDF-faili eksportida ja parooliga kaitsta seda PDF-faili. PDF-dokument krüpteeritakse teie parooliga. See töötab Microsoft Wordis, Excelis ja PowerPointi.
Selleks avage dokument, klõpsake menüül nupul "File" ja valige "Export." Dokumendi PDF-failina eksportimiseks klõpsake nupul "Loo PDF / XPS".
Kui olete valmis, sisestage PDF-faili nimi ja klõpsake nuppu "Avalda". Kontor ekspordib dokumendi parooliga kaitstud PDF-faili.
Hoiatus: Kui salasõna unustatakse, ei saa te PDF-faili vaadata. Kindlasti jälgige seda või kaotage juurdepääsu PDF-failile.
See funktsioon aitab kaitsta eriti tundlikke dokumente, eriti kui need salvestatakse USB-draivil või veebilahenduste teenuses nagu Microsoft OneDrive.
Windowsi arvutis või Macintoshis FileVault on täiskaadriline krüpteerimine, nagu Device Encryption ja BitLocker, turvalisem ja valutumatu, et kaitsta kõiki teie arvutis olevaid dokumente - eriti kui teie arvuti on varastatud.
