Automaatteksti funktsioon on olnud Office'i osa pikka aega, kuid nüüd on see osa Office'i 2007. aastal lisatud Quick Parts'ist. Lisaks automaatteksti kirjutustele võimaldab kiirosade funktsioon lisada dokumendi omadusi (nt pealkiri ja autor ) ja väljad (näiteks kuupäevad ja lehtede numbrid). Quick Parts ja AutoText kirjed on tuntud ka kui "Building Blocks" ja Word sisaldab palju eelmääratud ehitusplokke. Samuti saate lisada nii palju kohandatud ehitusplokke kui soovite.
MÄRKUS. Oleme varem kirjutanud, kuidas viidata teksti teistelt Wordi dokumentidelt, nii et saate lisada korduvkasutatavat sisu muudesse dokumentidesse, mis värskendatakse automaatselt. Selles artiklis käsitletud trikk sarnaneb AutoTexti kirje kasutamisega. Ent kui sisu sisestatakse automaatselt sisestatud kirjega, siis EI OLE automaatselt värskendatakse, kui muudate AutoText kirje.
Seal on muu tarkvara, nagu näiteks tasuta PhraseExpress for Windows, mis täidab sarnase ülesande kogu süsteemi. See on suurepärane, kuna see toimib igas rakenduses, mitte ainult Wordis, kuid AutoTextil on mõned oma eelised, nimelt on see rohkem vorminguvalikuid (eriti Wordi-spetsiifilised) kui PhraseExpressit ja see on saadaval kõikjal, kus Word on. Näiteks, kui teil pole näiteks lubatud oma tööarvutisse installida kolmanda osapoole programme, võite ikkagi AutoTexti kasutada.
AutoText kirjeid saate salvestada ainult mallidesse, mitte dokumentidesse. Vaikimisi salvestatakse uued automaatteksti sisestused Normal.dotm-i malli. See piirab AutoText sissekannete kättesaadavust ainult teie masinale, kui te ei jaga oma Normal.dotm-malli teiste masinatega. Saate lisada automaattekstide kirjeid kohandatud mallidele, kuid sellel on piiranguid, mida me sellest artiklist hiljem arutame.
Kuidas luua uus automaatteksti sisestus
Alustuseks looge uus Wordi dokument ja sisestage sisu (tekst, pildid, tabelid jms), mida soovite lisada kui automaatteksti sisestust. Seejärel tõstke esile sisu ja klõpsake vahekaarti "Lisa".
Kui soovite, et teie automaatteksti sisestuse tekst salvestataks kõigi kirje punktide, sealhulgas viimase lõigu lõigu vormindamisega, veenduge, et lõike lõpus on viimane lõik valitud. Lõike märgis salvestab lõigu vormingu. Kui te paragrahvi lõpus lõigu lõiku ei vali, võtab see punkt selle sisestamise ajal ümbritseva teksti lõike stiili. Kui te ei näe lõigu märki iga lõigu lõpus, võite valida, kas need kuvatakse valikutes. Kõik teie AutoTexti sisu suhtes kasutatavad märkide vormingud salvestatakse automaatselt teksti automaatsesse sisestusse.
MÄRKUS: võite märgata valikut "Salvesta valik kiirosatäie galeriisse", mis on saadaval otse menüüs "Kiired osad". See valik lisab valitud teksti kirje "Kiired osad", mitte "AutoText" kirje. "Quick Parts" ja "AutoText" kirjed on mõlemad ehitusplokid. Võite lisada kirje selliselt, kuid me kavatseme arutada selle lisamist AutoTexti kirjetena.
Soovitame muuta oma AutoTexti kirjete nimed piisavalt erinevad, et sisestada iga dokumendi sisestamiseks peate sisestama ainult mõned nimed. Kui mitmel AutoText-sissekandel on väga sarnased nimed, peate sisestama piisavalt nime, nii et Word teab, milline kirje soovite sisestada.
Rippmenüüst "Valikud" saate määrata, kuidas kanne dokumendisse sisestatakse. Kui lisate väikese teksti, näiteks ettevõtte nime, valige "Lisa ainult sisu", mis lisab kirje sisu sisestatud kursorile. Samuti saate sisestada sisu oma lõike või oma lehe (ideaalne standardsete lehtede loomiseks).
Nõustuge rippmenüüst "Salvesta" vaikeseade. See salvestab automaatteksti sisestamise teie tavalisesse malli.
Kui olete oma uue AutoTexti kirje seadistanud, klõpsake "OK".
Kui sulgete avatud avatud viimase Wordi dokumendi, võib kuvada järgmine dialoogiboks, milles küsitakse, kas soovite Norma.dotm-i malli tehtud muudatused salvestada, kui olete sisse lülitanud võimaluse, et teil palutakse tavaline mall salvestada. AutoText'i kirje salvestamiseks malli Normal.dotm klõpsake nuppu "Salvesta".
Kuidas sisestada automaatteksti sisestamine dokumendisse
Nüüd, kui oleme loonud uue kirje AutoText, lisame selle dokumendile. Uue Wordi dokumendi loomine või olemasoleva avamine. Klõpsake vahekaarti "Lisa" ja liigutage hiirekursorit rippmenüüst "AutoText". Märkate, et lisatud automaatteksti kanne on saadaval otse alammenüüs "AutoText". Selle sisestamiseks sisu sisestamiseks valige see.
Kuidas sisse lülitada "Näita automaatset ettepanekut"
Kui te ei näe AutoTexti sisestamise nime sisestamisel automaatselt lõpule viitavat soovitust, peate võib-olla sisse lülitama valiku Näita automaatse lõpuleviimise soovitusi.
Avage "Show AutoComplete Suggestions" näitamine, avage olemasolev Wordi dokument või looge uus ja klõpsake vahekaarti "File".
Kuidas olemasoleva automaatteksti sisestuse sisu redigeerida
Ütle, et kolisite uue kodu juurde ja peate oma aadressi oma automaatteksti sisestamisel muutma. Seda on lihtne teha. Lihtsalt sisestage kirje nii, nagu seda soovite uue Wordi dokumendis, valige see ja seejärel avage automaatteksti alammenüü, nagu varem arutleti. Valiku "Salvesta valik automaatteksti galeriisse" alammenüüs olemasolevate automaatteksti sisestuste all.
MÄRKUS. Pidage meeles, et automaatteksti sisestuse muutmine ei muuda selle kirje sisu üheski olemasolevas dokumendis, kuhu olete juba selle sisestanud. Automaatteksti sisestuse muudetud sisu kasutatakse ainult siis, kui sisestada kirje mis tahes ajal pärast selle muutmist.
Kuidas olemasoleva automaatteksti sisestuse omadusi redigeerida
Automaatteksti sisestuse sisu muutmise kõrval saate muuta ka kirje omadusi, näiteks malli, milles see on salvestatud, kategooria ja nii edasi.
Selleks looge uus Wordi dokument või avage olemasolev. Klõpsake vahekaarti "Lisa" ja seejärel klõpsake jaotises "Tekst" nuppu "Avasta kiirosakesed". Valige rippmenüüst "Building Blocks Organizer".
Pärast kirje "Aadress" valimist klikkige "Ehitusplokkide" loendi all "Redigeeri atribuute".
Kuidas kustutada automaatteksti sisestust
Kui avastad, et te ei vaja enam AutoTexti kirjeid, võite selle kustutada ehitusplokkide kogust. AutoText'i kirje kustutamiseks avage dialoogiboks "Building Blocks Organizer", nagu on kirjeldatud viimases jaotises. Valige AutoText kirje, mida soovite kustutada, ja klõpsake "Building blocks" loendi all oleva nupu "Delete" all.
Wordi vanemad versioonid (2003 ja varasemad) lubasid kopeerida AutoText kirjeid ühest mallist teise. Kuid Word 2007-st eemaldati see funktsioon.
