Outlooki kontaktide loomine ja haldamine Outlookis

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:56

Outlook ei ole palju kasu, kui sul pole kontakte. Muidugi võite sisestada e-posti aadressid, kuid see on aeganõudev ja tõrkekindel. Parem on, et teie kontaktid oleksid juba Outlookis avatud, nii et saate kiiresti kiirklahvi vaid mõne klikiga lüüa.

Viimases artiklis arutasime, kuidas Outlooki kasutades alustada, ja täna tahame seda laiendada, et see hõlmaks kontaktidega töötamist. Teie kontaktid on teie Outlooki kogemuste keskus, need, kellega te vastate ja kuidas te seda rakendust kasutate.

Nagu võite arvata, võite Outlookiga palju kontaktide haldamist teha ja loogiline aadressiraamat, mis on loodud enne selle kasutamist, on mõttekas.

Aadressiraamatu loomine

Kontaktisikute haldamise alustamiseks on kõigepealt avatud inimeste režiim, et saaksite töötada. Teie aadressiraamatusse kontaktide lisamiseks on suhteliselt palju võimalusi. Alguses impordib tõenäoliselt teie aadressiraamat teistest allikatest nagu teie veebimajutus või muu e-posti programm.

Pange tähele, et teil on iga meilikonto jaoks aadressiraamat. Selles konkreetses olukorras on meil kohaliku Outlooki andmefaili kohalik aadressiraamat ja meil on meie e-posti kontoga seotud teine.

Igal juhul peamised põhjused, nii et kui teil pole aadressiraamatut importimiseks, võite kontaktide käsitsi lisamise alustada. Järgmises pildil näeme osa meie uust aadressiraamatusest, mis on täiesti tühi.

Alustamiseks klõpsake lihtsalt nuppu "Uus kontakt" ja see avab uue kontaktakna. Esimene asi, mis võib teile välja hüpata, on lihtsalt see, kui palju see on välja paistnud, kuid ei karda, kui vaatate ribisid paljudel funktsioonidel, siis näete, et see on üsna tavaline, kontaktide vorm.

Lõpuksime seejärel chase'ile ja loome How-To Geeki kontakti, täites vastavad väärtused. Samuti saate lisada pildi, mis pole vajalik, kuid mis on ikkagi nutikas ja igav aadressiraamatus.

Kui olete oma kontakti või kontaktide sisestamise lõpetanud, soovite kas klõpsata nupul "Salvesta ja sulgeda" või klõpsata uue kontakti loomiseks nupul "Salvesta ja uut". Teeme seda. Meil on võimalus valida sama ettevõtte jaoks uue kontakti või uue kontakti loomine.

Sellisel juhul valime viimase, et säästa aega kirjutades, pärast mida klõpsame meie uue aadressiraamatu kirjete kuvamiseks nupul "Salvesta ja sulgema".

Pole paha, meil on juba kaks kontakti, mida me saame e-posti teel, kuid mees, see on aeganõudev. Oleks palju lihtsam, kui saaksime kontaktandmed teisest allikast Outlookist teisaldada.

Kui kasutate veebimeili teenust või teist, on teie kontaktid seal kõige tõenäolisemad ja neid tuleb Outlooki importida. Kui soovite sisestada iga kontakti ükshaaval, siis on teid kindlasti teretulnud, kuid soovitame importida oma peamiste kontaktide nimekirja, kas see on Thunderbirdist või Gmailist või mõnest muust e-posti teenusest.

Kontaktidokumentide import ja eksport

Sõltumata sellest, kas kasutate Gmaili või Yahoo Maili või olete e-posti konto alates 1997. aastast, mille olete hoolikalt hooldanud ja kontakteerunud, on paratamatult vaja kontaktide lisamist oma Outlooki kontaktide hulka massiliselt.

Selleks saate eksportida kontakte teisest allikast ja seejärel importida need Outlooki. Tavaliselt on seda hõlpsasti võimalik saavutada lihtsalt e-posti konto või kliendi seadete või valikute avamisega ja seejärel eksportimiskontaktide valimisega.

Tavaliselt on kõik, mida peate tegema, siis importima need Outlooki. See on üsna otsene protsess ja enamikus e-posti rakendustes on see sarnane. Soovitame lugeda meie artiklit, milles selgitatakse, kuidas eksportida ja importida kontakte Outlooki ja vastupidi.

vCard? Mis on vCard?

Võib-olla olete kuulnud vCardit (virtuaalse kaardi faili või.VCF-i), võib-olla olete isegi selle saanud või kasutanud. vCards on tavaline elektrooniline visiitkaardi vorm, mille abil saate teistega vahetada näiteks e-posti allkirja või manuse kaudu.

Vaatamata sellele on Outlookis vCardiga toimetamiseks mitmeid viise. Kõige tõenäolisem stsenaarium on see, kus peate kontakti importima või eksportima vCardile. How-To Geekis on selle protsessi täielik kirjeldus, mis viib teid kiiresti kaasa.

Mõnikord võib olla vCards, mis on salvestatud ühte vCard-faili. Kui proovite selle faili teisendada, imporditakse ainult esimene vCard failis. Selle piirangu ületamiseks peate kõigepealt teisendama.CSV-faili ja seejärel importima selle Outlooki. Soovitame lugeda seda artiklit selle protsessi täielikuks kirjeldamiseks.

Lõpuks võite eksportida kõik oma kontaktid üksikutele vCarditele või ühele põhilisele vCardile, nagu on kirjeldatud eelmises lõigus. Veel kord on meil väga väike juhendaja selle kohta, kuidas seda teha, seega peaksite kiirendama seda, kuidas sujuvalt hõlbustada Outlooki ja Outlooki vCardite kasutamist.

Kontaktigruppide loomine ja haldamine

Let's arutle rühmi nüüd, kuna suudab kiiresti eemaldada sõnum valitud hinge rühma, mis kindlustab, et te ei unusta kedagi kaasata ja säästab teid iga nime sisestamise kohta väljale To:.

Kontaktisikute grupi seadistamiseks klõpsake lindil "Uus kontaktgrupp".

Kui olete avanud, peate kõigepealt otsustama, mida soovite oma gruppi helistada (siin nimetame oma "CES 2015") ja seejärel klõpsake nuppu "Lisa liikmeid" ja valige "Outlooki kontaktidest". Samuti võite luua uue kontakti lendavad või vali teine aadressiraamat, näiteks kui soovite oma ettevõtte kataloogi kaasata inimesi.

Loendist valime meie grupi liikmed. Pidage meeles, et saate valida liikmeid, hoides "CTRL" ja vasakklõpsates iga liiget. Sõltumata sellest, kui soovite uusi liikmeid lisada, vali nimi või nimed ja klõpsake nuppu "Liikmed ->", mis lisab nad gruppi.

Kui olete valmis, klõpsake "OK".

Teie tagastatakse grupihalduse ekraanile, kus saate vaadata oma uue grupi liikmeid ja teha muid muudatusi. Näiteks saate gruppi edastada Vcard või Outlooki kontakti, lisada grupi märkmeid, saata kogu grupi e-posti teel või luua kohtumine ainult nende grupi liikmetega.

Meie puhul peame lihtsalt klõpsama nuppu "Salvesta ja sulgeda", et ametlikult luua grupi ja pöörduda peamise Outlooki aknasse. Nüüd näeme meie uut gruppi meie kontaktide loendis, mida tähistatakse grupi ikooniga. Paremal näete grupi liiget ja seal on ikoonid, millele toiminguid teha. Selles näites on saadaval ainult e-posti ikoon ja nupp "Muuda".

Peaksite märkima, et grupi e-posti kiireim viis on lihtsalt sisestada selle nimi väljale To:, nii et sel juhul võiksime kirjutada "CES 2015" ja Outlook teaks, et saadab sõnumi selle grupi kõigile.

Inimesed Valikud

Kui klõpsate valikul "Fail -> Valikud", saate Outlooki mitut moodi mitmes erinevas kategoorias seadistada.

Siin on teie inimeste valikud. Erinevalt teistest kategooriatest Outlooki suvandites on inimeste valikud vähe ja neid on üsna lihtne lahendada.

Siin leiduvad valikuvõimalused võimaldavad teil otsustada, kuidas nimed esitatakse, kas näidata täiendavat indeksit ja näidata võrgu olekuid ja fotosid.

Outlooki kontaktide haldamine on üsna lihtne, kuid nagu nägite, võite teha neile palju rohkem, et neid korralikult säilitada. See annab teile palju rohkem Outlooki kogemuse ümbersuunamiseks, kui kontaktidel on rohkem teavet kui ainult nime ja e-posti aadressi.

See tähendab, et kui olete endiselt peamine e-posti teenusepakkujaks kasutanud midagi Gmaili, siis võite ikkagi kasutada Outlooki, et saaksite kontakte hallata, hoides neid sünkroonitud Gmaili kontoga.