Enne Office'i dokumentide avalikkust avaldamist või nende saatmist kellelegi soovite tõenäoliselt kontrollida dokumendi peidetud teavet ja eemaldada tundlikud andmed. Need metaandmed võivad rikkuda teie privaatsust või võivad olla piinlikud.
Varjatud andmete vaatamine ja eemaldamine
Office 2013 või Office 2010-il klõpsake menüü File (Fail) käsku Info (Information) ja kontrollige, kas dokumendi tööriist on esiosa ja keskel, teavitades teid võimalikust tundlikust teabest, mida dokument sisaldab. See teave on ilmsem, kui see on Office'i vanemates versioonides, kuid see on ikka lihtne unustada, kui te ei tea, et Office lisab teie tundlikele andmetele oma dokumendid.
Klõpsake Office 2007-il liblikas oleval nupul Office orb, valige Ettevalmistus ja klõpsake käsku Kontrolli dokumenti.
Millist tüüpi metaandmeid Office säilitab?
Büroo salvestab dokumendi omadused, sealhulgas üksikasjad nagu autor, teema, pealkiri, dokumendi koostamise kuupäev, viimati selle muutmisel ja kui kaua olete dokumendiga töötanud. Need omadused sisaldavad ka malli nime, mida kasutasite dokumendi loomise ajal, e-posti pealkirju ja muud seotud teavet. See võib olla piinlik - näiteks võite saata TPSi aruande oma bossile ja öelda, et olete kogu päeva töötanud üksi. Kuid metaandmed võivad paljastada, et te töötasite mõne minutiga ainult TPSi aruandes, tegi koostööd teiste inimestega ja et selle loomisel kasutasite malli "Kasutatav TPSi aruande mall". Veelgi hullem on seal ka teisi privaatsust mõjutavaid tegureid. Võib-olla soovite avaldada dokumendi veebis ilma selleta oma nimega, kuid teie nimi kuvatakse vaikimisi dokumendi omadustes.
Samuti võidakse lisada päised, jalused, vesimärk ja peidetud teksti vormitud tekst, kuid seda ei kuvata, kui teete dokumendi põkke. Tööriist ütleb teile, kas teie dokument sisaldab seda teavet.
Kui te dokumendi kirjutamisel koos teiste inimestega, sisaldab see veelgi rohkem andmeid. Metaandmetes kuvatakse kõigi dokumendis töötavate isikute nimed, samuti kommentaarid, ülevaatamismärgid, tindi annotatsioonid ja dokumendi eelmised versioonid. Kui avaldate dokumendi, milles töötasite, soovite ilmselt eemaldada kõik need andmed, mitte seda jagada.
Kuidas peatada kontorist metaandmete salvestamine
Kahjuks peate kasutama dokumendiinspektori tööriista, et eemaldada tundmatud andmed igast dokumendist enne selle avaldamist või selle jagamist kellega. Sellel informatsioonil pole ühtegi sisseehitatud viisi mitmest dokumendist korraga eemaldamiseks ja seal pole ka kogu Office'i seadet, mis takistaks Office'il neid andmeid dokumentidele rakendama.
Siiski võib Office Office'i automaatselt metaandmeid eemaldada iga faili salvestamise ajal. Te peate seda seadistust kasutama iga kasutatava dokumendi puhul - see on dokumendispetsiifiline seade, mitte kogu süsteemi seade.
Et keelata Office'il metaandmete salvestamine koos dokumentidega, klõpsake menüüd File (Fail), klõpsake suvandeid Valikud ja valige usaldusväärse keskuse kategooria. Klikkige nupul Trust Center Settings ja valige Privacy Options. Lubage valik "Eemalda isiklikud andmed faili omadustest salvestamisel". Kui see jääb halliks, klõpsake allpool olevat nuppu Document Inspector, käivitage dokumendiinspekter ja eemaldage kogu dokumendi isiklik teave. Seejärel peaksite olema võimalik märkeruutu klõpsata.
Pidage meeles, et peate selle valiku selle iga dokumendi jaoks eraldi muutma.
See teave võib olla kasulik ja mõned neist on isegi olulised koostööks või ettevõtete jaoks, kes jälgivad dokumendis töötanud. Kuid kui on aeg dokumendi avaldada, siis tõenäoliselt soovite selle metaandmeid eemaldada.
