See külalisaadetis kirjutas DemarGeeki tehnokeskuse tagaotsitav Askar.
Kui töötate meeskonnas või kui tegelete oma klientidega, võiksite veenduda, et teie dokumendid levitatakse õigel viisil, nii et dokumendis sisalduv teave jõuab õigesse sihtrühma ja järgitakse selle konfidentsiaalsust.
Word 2007 on funktsioon, mille abil saate Wordi dokumendi ametlikult ette valmistada, et seda saaks õigesti levitada inimeste rühmale või isegi üksikutele, kellel on kindel usaldusväärsus.
Ettevalmistus
Käivitage Word 2007 ja looge dokument soovitud viisil.
Kui olete dokumendiga rahul ja valmis neid levitama, peatage see mõneks ajaks enne e-posti rakenduse levikut ja järgige neid lihtsaid samme, et dokument oleks levitamiseks valmis. Pidage meeles, et need sammud on isoleeritud ja mida see tähendab, saate valida ja valida samme, mida soovite järgida.
Klõpsake nupul Office nupp ja klõpsake " Valmistage ette"Menüüvalik. Seal on 7 erinevat võimalust, mida peaksite nägema. Ma selgitan välja kõik need võimalused, et saaksite oma turustusnõuete jaoks valida ja valida sobiva kombinatsiooni.
Dokumendi omadused
Esimeses nimekirjas on " Omadused " mille abil saate sisestada dokumendi metaandmeid.
Mõned neist saab vaadata läbi Faili >> Omadused dialoogi.
Pidage meeles, et pärast dokumendi lõplikku vormistamist ei saa te neid omadusi näha, kuid seni saate oma dokumentidega seotud omadused seostada teistega, et enne selle avamist dokumendi idee saada.
Kontrollige dokumenti
Teine võimalus nimekirjas on " Kontrollige dokumenti"Variant. Dokumendi levitamise ettevalmistamise osana saate kontrollida dokumenti kommentaare, parandusi, parandusteid, tindi annotatsiooni. Saate kontrollida peidetud metaandmeid või isikuandmeid, mis on dokumendiga salvestatud. Saate vaadata mis tahes kohandatud XML-andmeid, mis on dokumendiga salvestatud. Samuti saate kontrollida mis tahes teavet päiste, jaluste ja mis tahes vesimärkide kohta. Lõpuks saate kontrollida ka dokumendi peidetud tekste.
Valige kontrollimisvõimalused, mida soovite enne dokumendi levitamist veenduda ja kui vajutate " Kontrollige"Nupp Word kontrollib dokumenti ja teavitab teid kõikidest objektidest, mida ta kontrollimisel leiab.
Dokumendi krüptimine
Kolmas nimekiri on " Dokumendi krüptimine"Variant. Valige see suvand, kui soovite, et dokumendid vaataksid ainult teatud inimesed, keda te usaldate. See võimaldab teil krüptida dokumendi oma valitud parooliga ja kasutajad peavad selle dokumendi vaatamiseks sisestama selle salasõna.
Luba piirata
Neljas nimekirjas on " Luba piirata"Variant. Selle piiranguga, mida inimesed saavad dokumendiga teha, saate kasutada valikut "Piirata luba". Kui dokument on tundlik, saate seda kasutada, et piirata dokumentide redigeerimist, kopeerimist ja printimist.
Teil võidakse paluda installida Windowsi õiguste haldamine tööriist. Ärge muretsege, mine edasi ja installige see usaldusväärse allika kaudu. Kui olete installinud, peaksite saama seadistada, mida inimesed dokumendiga saavad teha.
Lisage digitaalallkiri
Viiendaks loendis on " Lisage digitaalallkiri"Variant. Digitaalallkirjad tagavad dokumendi terviklikkuse. Mõelge digitaalallkirjadest paberist allkirjaga, kuid mugavuse huvides saate seda elektrooniliselt. Kui dokumendil on digitaalallkiri, tähendab see dokumendi terviklikkust ja usaldust. See oleks kasulik, kui jagate dokumendi väga suurele vaatajaskonnale.
Klõpsake " Lisage digitaalallkiri"Ja Word küsib ülaltoodud dialoogi, et otsida digitaalallkirja pakkujaid Office'i turuplatsil.
Käivitage ühilduvuskontroll
Jätkame eelmise valiku juurde " Käivitage ühilduvuskontroll"Esimene.Kui olete kasutanud mõnda Word 2007 spetsiifilist funktsiooni ja kahtlustate, et teie vaatajaskond võib kasutada vanemaid Wordi versioone, võiksite käivitada ühilduvuskontrolli, et tagada kogu dokumendi lugemine kogu vaatajaskonnale.
Märgi lõplikuks
See peaks olema viimane samm, mida sa soovisid järgida, enne kui levitate seda gruppi. Nime järgi näitab see, et tegevus vastab dokumendile nii, nagu kõik levitamiseks seatud.
Turustamiseks koostatud dokumendi saamine aitab teil vältida teatavaid ilmseid vigu, mida teete dokumendi levitamisel suurtele inimestele. Sa ei pea kõiki samme järgima; pigem võite valida ja valida, milline soovid / eelistate. Word 2007 on piisavalt paindlik, et teha seda, mida te seda palute dokumendi ettevalmistamisel levitamiseks.
Loodan, et see on kasulik ja loodan, et kasutate Wordi suutlikkust dokumendi õigeks vormistamiseks enne levitamist. Kui teil on küsimusi või kommentaare, siis andke mulle kommentaarides teada.