Valmista oma Wordi dokument massilise levitamise jaoks

Valmista oma Wordi dokument massilise levitamise jaoks
Valmista oma Wordi dokument massilise levitamise jaoks

Video: Valmista oma Wordi dokument massilise levitamise jaoks

Video: Valmista oma Wordi dokument massilise levitamise jaoks
Video: The Internet of Things by James Whittaker of Microsoft - YouTube 2024, Märts
Anonim

See külalisaadetis kirjutas DemarGeeki tehnokeskuse tagaotsitav Askar.

Kui töötate meeskonnas või kui tegelete oma klientidega, võiksite veenduda, et teie dokumendid levitatakse õigel viisil, nii et dokumendis sisalduv teave jõuab õigesse sihtrühma ja järgitakse selle konfidentsiaalsust.

Word 2007 on funktsioon, mille abil saate Wordi dokumendi ametlikult ette valmistada, et seda saaks õigesti levitada inimeste rühmale või isegi üksikutele, kellel on kindel usaldusväärsus.

Ettevalmistus

Käivitage Word 2007 ja looge dokument soovitud viisil.

Kui olete dokumendiga rahul ja valmis neid levitama, peatage see mõneks ajaks enne e-posti rakenduse levikut ja järgige neid lihtsaid samme, et dokument oleks levitamiseks valmis. Pidage meeles, et need sammud on isoleeritud ja mida see tähendab, saate valida ja valida samme, mida soovite järgida.

Image
Image

Klõpsake nupul Office nupp ja klõpsake " Valmistage ette"Menüüvalik. Seal on 7 erinevat võimalust, mida peaksite nägema. Ma selgitan välja kõik need võimalused, et saaksite oma turustusnõuete jaoks valida ja valida sobiva kombinatsiooni.

Dokumendi omadused

Esimeses nimekirjas on " Omadused " mille abil saate sisestada dokumendi metaandmeid.

Saate sisestada dokumendi autori, pealkirja, teema, märksõnade, kategooria, staatuse ja kommentaaride nime.
Saate sisestada dokumendi autori, pealkirja, teema, märksõnade, kategooria, staatuse ja kommentaaride nime.
Image
Image

Mõned neist saab vaadata läbi Faili >> Omadused dialoogi.

Pidage meeles, et pärast dokumendi lõplikku vormistamist ei saa te neid omadusi näha, kuid seni saate oma dokumentidega seotud omadused seostada teistega, et enne selle avamist dokumendi idee saada.

Kontrollige dokumenti

Teine võimalus nimekirjas on " Kontrollige dokumenti"Variant. Dokumendi levitamise ettevalmistamise osana saate kontrollida dokumenti kommentaare, parandusi, parandusteid, tindi annotatsiooni. Saate kontrollida peidetud metaandmeid või isikuandmeid, mis on dokumendiga salvestatud. Saate vaadata mis tahes kohandatud XML-andmeid, mis on dokumendiga salvestatud. Samuti saate kontrollida mis tahes teavet päiste, jaluste ja mis tahes vesimärkide kohta. Lõpuks saate kontrollida ka dokumendi peidetud tekste.

Image
Image

Valige kontrollimisvõimalused, mida soovite enne dokumendi levitamist veenduda ja kui vajutate " Kontrollige"Nupp Word kontrollib dokumenti ja teavitab teid kõikidest objektidest, mida ta kontrollimisel leiab.

Objektid, mis teie tähelepanu vajavad, märgitakse hüüumärgiga ja saate soovi korral uuesti kontrollida.
Objektid, mis teie tähelepanu vajavad, märgitakse hüüumärgiga ja saate soovi korral uuesti kontrollida.

Dokumendi krüptimine

Kolmas nimekiri on " Dokumendi krüptimine"Variant. Valige see suvand, kui soovite, et dokumendid vaataksid ainult teatud inimesed, keda te usaldate. See võimaldab teil krüptida dokumendi oma valitud parooliga ja kasutajad peavad selle dokumendi vaatamiseks sisestama selle salasõna.

Valige parool, mida saate gruppi levitada. Minu soovitusest ei tohiks valida parooli, mida kasutate isiklikult, vaid parool, mida keegi ei saa seda kasutada, et jälgida teie veebikontosid või tundlikke kontosid, mida kasutate isiklikult.
Valige parool, mida saate gruppi levitada. Minu soovitusest ei tohiks valida parooli, mida kasutate isiklikult, vaid parool, mida keegi ei saa seda kasutada, et jälgida teie veebikontosid või tundlikke kontosid, mida kasutate isiklikult.
Kinnitage parool veel kord. Paroolid on tõstutundlikud ja kindlasti salasõna säilitamiseks / mäleta, sest parooli ei saa taastada, kui olete unustanud ja faili avamiseks pole võimalust parooli unustada.
Kinnitage parool veel kord. Paroolid on tõstutundlikud ja kindlasti salasõna säilitamiseks / mäleta, sest parooli ei saa taastada, kui olete unustanud ja faili avamiseks pole võimalust parooli unustada.
Kui olete krüptitud, peaksite nägema, et menüüvaliku vähene taustavärv näitab, et see dokument on krüptitud.
Kui olete krüptitud, peaksite nägema, et menüüvaliku vähene taustavärv näitab, et see dokument on krüptitud.
Kui teie jaotusgrupis asuvad inimesed proovivad krüptitud dokumendi avada, palutakse neil sisestada parool.
Kui teie jaotusgrupis asuvad inimesed proovivad krüptitud dokumendi avada, palutakse neil sisestada parool.
Ilma paroolita ei suuda nad dokumenti üldse avada.
Ilma paroolita ei suuda nad dokumenti üldse avada.

Luba piirata

Neljas nimekirjas on " Luba piirata"Variant. Selle piiranguga, mida inimesed saavad dokumendiga teha, saate kasutada valikut "Piirata luba". Kui dokument on tundlik, saate seda kasutada, et piirata dokumentide redigeerimist, kopeerimist ja printimist.

Litsentsi piiramine kasutab piirangute rakendamiseks Windowsi õiguste halduse kliendit.
Litsentsi piiramine kasutab piirangute rakendamiseks Windowsi õiguste halduse kliendit.
Image
Image

Teil võidakse paluda installida Windowsi õiguste haldamine tööriist. Ärge muretsege, mine edasi ja installige see usaldusväärse allika kaudu. Kui olete installinud, peaksite saama seadistada, mida inimesed dokumendiga saavad teha.

Lisage digitaalallkiri

Viiendaks loendis on " Lisage digitaalallkiri"Variant. Digitaalallkirjad tagavad dokumendi terviklikkuse. Mõelge digitaalallkirjadest paberist allkirjaga, kuid mugavuse huvides saate seda elektrooniliselt. Kui dokumendil on digitaalallkiri, tähendab see dokumendi terviklikkust ja usaldust. See oleks kasulik, kui jagate dokumendi väga suurele vaatajaskonnale.

Image
Image

Klõpsake " Lisage digitaalallkiri"Ja Word küsib ülaltoodud dialoogi, et otsida digitaalallkirja pakkujaid Office'i turuplatsil.

Oma Office'i Interneti-turul peaksite olema võimalik leida digitaalallkirja pakkuja, mida saate dokumendi allkirjastamiseks kasutada.
Oma Office'i Interneti-turul peaksite olema võimalik leida digitaalallkirja pakkuja, mida saate dokumendi allkirjastamiseks kasutada.

Käivitage ühilduvuskontroll

Jätkame eelmise valiku juurde " Käivitage ühilduvuskontroll"Esimene.Kui olete kasutanud mõnda Word 2007 spetsiifilist funktsiooni ja kahtlustate, et teie vaatajaskond võib kasutada vanemaid Wordi versioone, võiksite käivitada ühilduvuskontrolli, et tagada kogu dokumendi lugemine kogu vaatajaskonnale.

Word 2007 käivitab eelnevalt määratletud ühilduvuskontrollide komplekti ja kui ta leiab ühilduvusprobleeme, siis loetleb see ülaltoodud dialoogis, kui ei ole hea liikuda lõplikult enne dokumendi levitamist.
Word 2007 käivitab eelnevalt määratletud ühilduvuskontrollide komplekti ja kui ta leiab ühilduvusprobleeme, siis loetleb see ülaltoodud dialoogis, kui ei ole hea liikuda lõplikult enne dokumendi levitamist.

Märgi lõplikuks

See peaks olema viimane samm, mida sa soovisid järgida, enne kui levitate seda gruppi. Nime järgi näitab see, et tegevus vastab dokumendile nii, nagu kõik levitamiseks seatud.

Kuna see muudab dokumendis olulisi muudatusi, palutakse teil veenduda, et soovite dokumendi lõplikuks peetaks.
Kuna see muudab dokumendis olulisi muudatusi, palutakse teil veenduda, et soovite dokumendi lõplikuks peetaks.
Kui dokument on tähistatud kui lõplik, ei saa seda dokumenti redigeerida ja puhastatakse kõikidest tõenditest, märkustest jne.
Kui dokument on tähistatud kui lõplik, ei saa seda dokumenti redigeerida ja puhastatakse kõikidest tõenditest, märkustest jne.
Lõppdokumendid saavad olekuribal uue ikooni, mis näeb paberil rohkem välja nagu rubberstamp.
Lõppdokumendid saavad olekuribal uue ikooni, mis näeb paberil rohkem välja nagu rubberstamp.

Turustamiseks koostatud dokumendi saamine aitab teil vältida teatavaid ilmseid vigu, mida teete dokumendi levitamisel suurtele inimestele. Sa ei pea kõiki samme järgima; pigem võite valida ja valida, milline soovid / eelistate. Word 2007 on piisavalt paindlik, et teha seda, mida te seda palute dokumendi ettevalmistamisel levitamiseks.

Loodan, et see on kasulik ja loodan, et kasutate Wordi suutlikkust dokumendi õigeks vormistamiseks enne levitamist. Kui teil on küsimusi või kommentaare, siis andke mulle kommentaarides teada.

Soovitan: