Kui teil on Wordi dokument, mis on natuke liiga suur, proovige kõigepealt pildid seda pakkida. See on osaliselt tingitud sellest, et saitidel nagu How-To Geek on kirjutatud kõikehõlmavad artiklid, milles selgitatakse, kuidas seda teha, ja osaliselt seetõttu, et ilmselt näivad pildid kogu aeg Wordi dokumendi suurust tõsta. Peaksite jätkama ja järgima näpunäiteid, mille me kirjutasime selles artiklis, sest kui teil on pilte, aitavad nad neid.
Aga kui teil pole pilte või olete neid näpunäiteid järginud ja teil on vaja veelgi suurendada faili suurust, oleme teil kaetud. Meil on palju näpunäiteid jagamiseks, nii et oleme purustanud need asjadesse, mis kindlasti aitavad vähendada Wordi dokumendi suurust, asju, mis võivad aidata, ja mõningaid üldiselt välja pakutud vihjeid, mida te ei peaks vaeva nägema.
Alustame.
Nõuanded, mis kindlasti aitavad dokumendi suurust vähendada
Mitte iga ots, mida te leiate, on teile kasulikud. Mõnikord on see nii, et neid ei kohaldata teie olukorras (kui teil pole pilte, siis näpunäiteid piltide kokkupakkimise kohta ei kasutata), kuid mõnikord on näpunäited lihtsalt valed. Oleme katsetanud kõik selle jao näpunäited, nii et me teame, et nad töötavad.
Dokumendi teisendamine DOCX-vormingusse
Microsoft andis Office 2007-s välja DOCX-vormingu, nii et kui kasutate endiselt.doc-vormingut, siis on aeg teisendada. Uuem.docx-faili tüüp toimib sisukasti ZIP-failina dokumendi sisu kokkusurumisena, nii et dokumendi.doc-faili teisendamine lihtsalt.docx-vormingus muudab teie dokumendi väiksemaks. (See kehtib ka teiste Office'i vormingute kohta, nagu Excel (.xls to.xslx), PowerPoint (.ppt kuni.pptx) ja Visio (.vsd kuni.vsdx).)
Doki faili teisendamiseks avage see Wordis ja klõpsake File> Info> Convert.
Proovime seda 20-leheküljelise.doc-failiga, mis sisaldas kuut pilti, erinevaid tabeleid ja vormingusmärke. Originaal.doc-fail oli 6,001KB, kuid konverteeritud.docx-fail kaalus vaid 721KB-ga. See on 12% algsest suurusest. Midagi muud, mida soovitame allpool, muudavad teie failisuuruse vähendamiseks rohkem tööd, seega kui teil on.doc-failid, mida saate teisendada. Docx-ile, võib teie töö teha.
Sisestage pildid asemel nende kopeerimine ja kleepimine
Kui kopeerite ja kleepite pildi oma dokumenti, teeb Word mõningaid eeldusi selle kohta, kuidas seda töödelda. Üks neist eeldustest on see, et soovite, et kleepitud kujutis oleks BMP-vormingus, mis on suur failitüüp või mõnikord PNG, mis on endiselt üsna suur. Lihtne alternatiiv on kleepida oma pilt redigeerimisprogrammi asemel, salvestada see väiksema formaadiga nagu JPG ja seejärel kasutada Insert> Pilt, et lisada pilt oma dokumenti.
Väikese ekraanipildi kleepimine otse mujale tühja Wordi dokumendisse, et selle dokumendi suurus tõuseb 22 KB-lt 548 KB-ni.
Loomulikult ei saa te seda alati ära hoida. Mõnikord on teil vaja parema pildikvaliteedi, mida sellised formaadid nagu BMP ja PNG võivad pakkuda. Kuid kui see on väike pilt või te ei vaja superkvaliteeti, võib kasutada kergemat kaalukujundust ja pildi lisamine võib aidata.
Oma pildi salvestamisel tehke oma redigeerimist
Kui redigeerite pilti Wordis, salvestab see dokumendi osana kõik teie pildi muudatused. Kui sisestate dokumendi pildi, tähendab see, et Word säilitab kogu originaali. Muutke pilt must-valge ja Word säilitab ikkagi originaalse täisvärvuse.
See suurendab teie dokumendi suurust tarbetult, nii et kui olete pildid teinud ja olete kindel, et neid pilte pole vaja tagasi lükata, võite Wordi redigeerida andmeid.
Kuid teie dokumendis olevate mittevajalike andmete eemaldamiseks on teie dokumendis esinevad ebavajalikud andmed ebaturvalised. Enne pildi sisestamist dokumendis on pildiredaktoris kõige parem teha kõik parandused, mida saate teha isegi lihtsatega, nagu kärpimine või noole lisamine.
Kompresseerige kõik pildid ühes ülesse
Jah, me ütlesime alguses, et see artikkel oli umbes muu faili suuruse vähendamise viisid, kuid enamus sellel teemal olevatest artiklitest annab teile teada, kuidas pilte ükshaaval (kaasa arvatud meie artikkel) kokku suruda, ja siin, kuidas toimivaid vidinaid me kõik soovime leida asju paremini teha.
Klõpsake käsul File> Save As> More Options. (Kui teil on OneDrive sisse lülitatud, kui automaatne salvestamine on sisse lülitatud, võib teil olla pigem "Salvesta koopia" kui "Salvesta nimega".)
Valige oma valikud, klõpsake nuppu OK ja seejärel salvestage kogu dokumendi uus versioon kõigi kokkupakitud piltidega.
Peatage oma dokumendis olevate trükiste hõivamine
Kui te ei kasuta kaugelt kaugel asuvast galaktikast ebatavalist fonti, on peaaegu kindel, et igaüks, kellega saate oma dokumendi jagada, saab seda lugeda Wordi koopia abil (või tasuta alternatiivina, näiteks Free Office). Miks sa tahaksid oma failis prügikasti paigutada? Peatage see toiming, valides menüükäsuga Fail> Valikud> Salvesta ja väljalülitades faili Embed fonte.
Lõpeta teiste failide sissemaksmine, kui saate
Hiljuti näitasime teid, kuidas Exceli arvutustabeli manustada või linkida Wordi dokumendis (ja seda saate teha ka teiste failidega, näiteks PowerPointi esitlustega või Visio skeemidega). Kui saate selle sisestamise asemel arvutustabeleid siduda, siis salvestate enim Exceli faili suurusest. Te ei salvesta seda kõik, kuna linkitud arvutustabel lisab veel mõnda suurust, kuid teie dokument on palju väiksem, kui lingiks on täielik embed. Loomulikult on ka seoseid ja eeliseid, kuid loe kindlasti seda artiklit, et mõista neid enne seda.
Peatage dokumendi pisipildi salvestamine
Päeval, Word lubab teil salvestada dokumendi pisipildi, nii et Windows võiks näidata teile File Exploreris eelvaadet. Nüüdseks võib File Explorer seda ise teha ja Wordi abi ei vaja, kuid see valik on teie dokumendis endiselt olemas. Meie 721KB testdokumendis muutis selle võimaluse suurendamisel failisuurus 3247 KB-le. See on 4,5-kordne originaalfaili suurus - mitte midagi. Leiate selle seade Fail> Infot> Atribuudid> Täiendavad omadused.
Samuti saate selle seadistuse välja lülitada dialoogi "Salvesta nimega", kus seda nimetatakse veidi paremaks "Salvesta pisipilt".
Eemaldage oma dokumendist isiklik ja varjatud teave
Teie dokumendi suurusele lisades ei ole mitte ainult isiklikke andmeid, vaid ka potentsiaalselt lugejatele mõeldud teavet, mida te ei soovi. Võib ka olla teave, mis on vormindatud peidetud, ja kui te dokumendis seda peidetud teksti ei vaja, siis miks mitte sellest lahti saada?
Eemaldage see mittevajalik teave oma dokumendist rubriigist File> Info> Kontrollige probleeme ja klõpsake nuppu "Inspect Document".
Lülitage AutoRecover välja (kui te julgete)
Üks Wordi suurepäraseid omadusi - tegelikult on see iga Office'i rakenduse üks suurepäraseid omadusi - AutoRecover.See funktsioon muudab teie faili korralikult varukoopiaid töötamise ajal, nii et kui Word krahhib või arvuti taaskäivitub ootamatult (näiteks siis, kui Windows süsteemil värskendatakse üleöö), esitatakse teile järgmisel avamisel avatud dokumentide automaatselt taastatud versioonid Sõna Loomulikult lisatakse kõik need versioonid teie faili suurusse, seega kui soovite AutoRecover välja lülitada, on teie fail väiksem.
Avage Fail> Valikud> Salvesta ja lülitage välja valik "Salvesta automaatne taastamine iga [x minutit]".
Lihtsalt hoiatatakse, et teil pole enam AutoRecover-i versioone, nii et kui Word jookseb kokku või sulgub ootamatult, siis kaotate kogu oma töö pärast viimast salvestamist.
Kopeerige kõik uude dokumendini
Kui töötate dokumendiga, salvestab Word teie taustal taustal erinevaid asju. Oleme näidanud, kuidas neid võimaluse korral välja lülitada ja kuidas Wordi kogutud andmeid kustutada, kuid teie dokumendis, mida te ei vaja, on tõenäoliselt veel asju. Kui leiate end dokumendi suuruse kallutamise tõttu, saate luua uue dokumendi ja seejärel kopeerida selle üle kõik.
Alusta uue tühja dokumendi loomisega. Valige kogu olemasolevas dokumendis sisalduv sisu, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl + A. Uues dokumendis vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + V, et kleepida kõik. See kopeerib kõik teksti, jaotised, vormindamine, lehe paigutuse valikud, lehekülje nummerdamine - kõik, mida vaja.
Teie uuel dokumendil ei ole ühtegi varasemat taustal salvestatud teavet, automaatse taastamise teavet ega varasemaid versioone ning see peaks vähendama faili suurust.
Pidage meeles, et seda tehes kopeerib pilt kõikidest toimetamisandmetest, nii et võite eemaldada selle algsest dokumendist kõigepealt enne uue dokumendi kopeerimist. Kui te seda ei tee, pole see suur asi. Võite selle eemaldada oma uuest dokumendist.
Me ei saa teile öelda, kui palju see säästab, kuna see võib olla mõnest kilobaitist kuni mitme megabaidini, kuid see on alati väärt, kui soovite oma dokumendist eemaldada nii palju rasva kui võimalik.
Boonusena oleme näinud seda koopiat / kleepimist uue dokumendi trikkile Wordi dokumentides levinud eksikombel probleeme, mida muidu raskeks lugeda.
Näpunäiteid Võibolla Aidake vähendada dokumendi suurust
Mõned näpunäited tunduvad, et nad aitaksid, kuid me ei saanud nendega positiivset tulemust. Me ei ütle, et nad ei aita teie failisuurust vähendada, kuid tundub, et teil on vaja teatud tingimusi, et neist kasu saada. Soovitame kõigepealt proovida eelmisest jaotisest vihjeid ja andke need siis, kui vajate seda.
Väljalülitatud taust salvestatakse
Mida keerukam on dokument ja mida kauem see on olnud pärast selle salvestamist, seda kauem võib salvestada, kui klõpsate nupul "Salvesta". Selle probleemi lahendamiseks on Wordil seadeks Fail> Valikud> Lisavalik nimega "Luba tausta salvestamine".
Žürii otsustab, kas see muudab failide suurust. Selle dokumendi avamine selle seadega ei muutnud meie testidokumendi suurust (samas AutoRecover jätmine on sisse lülitatud tegin faili suuruse suurendamine). Muudatuste tegemine umbes 30-minutilise perioodi vältel ei muuda ka dokumendi suurust märkimisväärselt muutma, olenemata sellest, kas tausta salvestamine on lubatud või sisse lülitatud. Samuti ei muuda see selle välja lülitamist, kui kiiresti dokument salvestatakse.
Lühidalt: see on teie jaoks. Kui selle välja lülitamine ei vähenda teie failisuurust, siis jätke see sisse, sest kõik, mida Word salvestab automaatselt, on hea asi.
Konverteeri RTF-i ja seejärel teisendage tagasi DOCX-i
RTF tähistab rikasteksti vormingut ja see on dokumentide avatud standard, mis pakub natuke rohkem vormingut kui tavaline tekst, kuid mitte kõik DOCXi kellad ja viled. DOCX-i RTF-i muundamise idee on see, et see eemaldab kogu ekstra vormingu ja kõik peidetud andmed, nii et kui te oma RTF-faili DOCX-failina salvestada, on faili suurus väiksem.
Meie 20-leheküljelise, 721 KB testdokumendi konverteerimine RTF-ile muutis failisuuruse 19,5 MB-ni (nii et ärge kasutage RTF-i, kui soovite väikest faili). Selle konverteerimiseks DOCXile saadi 714 KB fail. See on 7 KB vähem kui 1% ja kuna RTF ei suutnud kasutada mõnda lihtsat tabeli vormingut, mida kasutasime, peame vormindama …, mis tõi suuruse tagasi kuni 721 KB.
See ei näi olevat nii, et teie dokumendil oleks palju kasu, eriti kui kaasaegsel DOCX-il on nii palju vormingusfunktsioone, mida RTF ei saa hakkama saada.
Teisenda HTML-i ja seejärel teisendage tagasi DOCX-i
See on sama mõte kui RTF-i teisendamine, välja arvatud see, et HTML on veebivorming. Konversiooni test näitas RTF-i kasutamisel peaaegu ühesuguseid tulemusi.
Proovisime seda 721 KB DOCX-failis ja teisendasime selle 383 KB HTML-faili.Selle konverteerimiseks DOCX-ile saadi 714 KB fail. See on 1% säästev, kuid vormindusega, eriti päistega, tekkisid segadused ja need tuleb redoneerida.
Dokumendi lahtipakkimine ja selle tihendamine
DOCX-dokument on kokkusurutud fail, nagu arhiiv, mille teete koos 7-Xip-i või WinRar-iga. See tähendab, et saate avada selle ühe tööriista abil ja vaadata kogu sisu. Üheks näpunäideks on kõigi DOCX-failide eemaldamine, nende lisamine pakitud arhiivi ja seejärel selle arhiivi ümbernimetamiseks DOCX-faililaiendisse. Hei presto, sul on Wordi dokument, mis on tihendatud! Teoreetiliselt kõlab see usutav, kuid kasutades nii 7-Zip-i kui ka WinRar-i ja erinevaid arhiivivorminguid, leidsime, et iga kord, kui me proovisime avada.docx-faili, mille oleme loonud, ütles Word meile, et fail on rikutud.
Selles idees võib olla mõningaid väärtusi - meie 721 KB fail lõppes vaid 72 KB-ga, kuid me ei soovita seda, kui te ei soovi kulutada palju aega, et proovida ja saaksite seda tööd teha. Samuti võib salvestamine olla lihtsalt sellepärast, et tihendusprotsess on eemaldanud / pakkinud midagi, mis takistab Wordi avamist, kuid me ei saa olla kindel.
Tavaliselt soovitatavad näpunäited, mis tõenäoliselt ei tee mingit vahet
Internetis on mõned väited, mis ujuvad heli mõistlik, kuid see ei mõjuta oluliselt. See ei tähenda, et te ei tohiks neid proovida, lihtsalt ei tohiks oodata suuremat mõju teie dokumendi suurusele.
Eemaldage dokumendi eelmised versioonid
Word hoiab teie dokumendi varasemaid versioone, kui te seda tööd teete. See on AutoSave'i funktsionaalsus ja mõned inimesed soovitavad neid kustutada, kui valite Fail> Infot> Dokumendi haldamine ja vanade versioonide eemaldamine.
Siiski pole sellegagi nii, sest need vanad versioonid salvestatakse Windowsi failisüsteemis, mitte Wordi dokumendis. Nende kustutamine ei muuda teie dokumenti väiksemaks. Kui soovite dokumendis sisalduva eelmise versiooni teabe eemaldada, kopeerige see sisu uude dokumenti või tehke File> Save As, et salvestada uuele dokumendile, nagu me eelnevalt soovitasime.
Ainult teksti sisestamine, mitte vormindamine
Kui soovite kopeerida ja kleepida ühest dokumendist oma praegusesse dokumenti, saate kasutada erinevaid kleepimisvalikuid.
Proovime seda 20-leheküljelise dokumendiga, millel oli iga lehe teksti jaoks erinev vormindus, ja keskmine suuruse erinevus oli alla 2 KB iga lehe kohta. See võib-olla Olge märkimisväärne, kui sul on 250 + lehega seotud dokument, mille kogusumma peaks olema umbes 0,5 MB, kuid kas teil on tõesti 250-leheküljeline Wordi dokument ilma vormindamiseta? Tõenäoliselt mitte, sest see oleks enamasti loetamatu, nii et sa kaotaksid oma säästud, kui lisate vormingu tagasi.
Kõik selle meetodi eelised on ilmselt allpool toodud nõuande tipus - kopeerige ja kleepige kogu dokument uueks dokumendiks, et eemaldada eelmised versioonid, vanad redigeerimise muudatused ja nii edasi.
Muuda lehekülje suurust
Word annab teile võimaluse muuta lehe suurust, minnes menüüle Layout> Size ja muutub vaikimisi kirja suuruseks. Selles on näpunäiteid, mis ütlevad, et kui valite väiksema, kuid samasuguse suurusega nagu "A4", siis teised lugejad seda ei näe ja saate väikese suurusega sääste.
Proovisime seda 20-leheküljelise dokumendiga, kasutades "Letter" suurust, mis oli 721 KB. Muutsime selle suuruse "A4", "A5" (mis on pool "A4" suurusest) ja "B5" ja meie dokument jäi püsivaks 721 KB iga kord. Teisisõnu ei muutnud see failisuurust üldse.
Lingvistiliste andmete sisestamise lõpetamine
Failis> Valikud> Lisavalik on nimega "Keeleandmete sisestamine" ja näete näpunäiteid erinevates kohtades, kus peate selle välja lülitama. Pinnale tundub see mõistlik - täiendavad keelelised andmed ei tõsta dokumendi suurust?
Lühidalt, vastus ei ole, kui kasutate kaasaegset.docx-faili. Word käitleb keelelisi andmeid stseenide taga ja see ei võta dokumendis ruumi.
Selle valiku väljalülitamine võib mõnevõrra muuta vanemaid.doc-faile, kuid isegi siis, kui olete kasutanud käsitsikirjutamise tööriista ja Wordil on mõni käsitsikirjatuvastuse parandamise teave salvestamiseks. Vastasel juhul ei ole üldse mingit vahet.
See on meie üsna põhjalik nimekiri, kuidas saate Wordi failide suurust vähendada, kuid me oleme alati proovinud (või eemaldada) uusi meetodeid. Kommenteerides tulge ära, kui teate tehnikat, mille me oleme vahele jätnud, ja me kontrollime seda!
