Algaja: kalendri Outlooki 2013 kalendri loomine, haldamine ja jagamine

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:56

Kui sa ei ela vastutusel olevat elu, siis ilmselt tõuseb päike teie päevase kalendri järgi. Kui te ei tea, mis toimub igapäevaselt, võite kiiresti leida ennast kaduma jäänud kohtumiste ja üllatuste kohtumiste labürindis.

Räägime Outlooki kalendritest, kuna väljaspool e-posti (võib-olla veelgi enam nii mõnikord) organiseeritud ja produktiivne sõltub suutlikkusest juhtida sündmusi ja teha asju. Üks asi, mida Outlook teeb suure aplombiga, võib-olla parem kui enamik teisi rakendusi, on kalendrimine. Outlooki kalendrifunktsioonid on sündmuste loomise, muutmise ja jagamise puhul teisejärgulised.

See artikkel keskendub peamiselt lihtsatele asjadele. Näidame teile, kuidas kalendreid luua ja hallata, lisada kohtumisi, kohtumisi ja jagada neid teistega oma aadressiraamatusse, et saaksite hõlpsat koostööd. Selleks ajaks me näitame, kuidas kaugemale Outlooki kasutamisest selliste põhialuste jaoks nagu meiliaadressid või kontaktid ja aadressiraamatud, võite lisada kalendrisse oma kiire elu ja parandada oma kodu või väikest kontorit.

Kalender põhitõed

Iga kord, kui kasutate Outlooki, on teie käsutuses oma kalendriartiklid. Isegi kui te pole e-posti konto seadistanud, võite ikka kasutada Outlooki ülejäänud selle funktsioonide jaoks. Kalender toimib kõige paremini, aga kui saate oma koostöövõimalusi ära kasutada, siis kasutades e-posti kontot tagab, et saate saata koosolekukutseid ja saada osalejate teatisi.

Sõltumata sellest, siin on teie põhiline igapäevane kalender, st teie vaikeprofiiliga seotud vaikimisi kalender. See on igakuine vaade, kuid vaate muutmiseks võite kasutada vahekaardil Arrange korraldatud funktsioone.

Näiteks on allpool töönädala vaade (võrreldes kogu nädala vaatega). See on väga lihtne, ilmaga (saate selle seada oma linna) ja otsingukasti. Kui teil on kohtumisi või kohtumisi, näete neid siin ja võite eelmisele või järgmisele nädalale vahele jätta, klõpsates kalendriasendite kõrval olevaid nuppe "Eelmine kohtumine" või "Järgmine kohtumine".

Läheme natuke ja keskendume sellele, kuidas muuta oma kalendri paigutust, et see vastaks teie konkreetsetele või konkreetsetele vajadustele.

Kalendri lihase paindumine

Saate teha üsna natuke oma kalendri korralduse ja välimuse muutmiseks. Kui kontrollite allpool olevat vahekaarti Vaade, näete kogu stiilide valikut, mille abil saate oma organisatsiooni vajadustele vastavat kalendrit kasutada.

Vaadake järgmist kalendrit. Oleme selle välimuselt veidi muutnud. Ühe jaoks saate muuta värvi, mis on peent, kuid kena puudutus.

Vahekaardil Vaade saate lisada veel mitmeid vaateid, et aktiveerida režiimi, kus olete sisse lülitatud. Näiteks on olemas To-Do bar, mis võimaldab teil lisada paremas veerus kalendreid, inimesi ja ülesandeid (vt eespool). See To-Do-riba on teie režiimile kohandatav, nii et isegi kui teil on ülesanded ja kalender lubatud, nagu eelmise pildil, kui lülitate oma postkasti, peate uuesti sisse lülitama -Kauba baar.

Kõigi režiimide vahekaardil on hea mõte mängida, kuna kõik need ei ole täpselt ühesugused. Näiteks pole lugemisraamis kalendrivaates palju kasutust, kuid see on kindlasti suurepärane ka teie postkast.

Samamoodi saate vaadata igapäevast kalendrivaadet, kui funktsioon Daily Task View on lubatud. Siin näete siin iga päev oma kalender järgmiste ülesannete täitmisega.

Räägime tulevases artiklis palju ülesandeid, kuid nüüd keskenduge kõigile, mida võiksite teada kohtumiste ja kohtumiste kohta.

Ametikohtade ja koosolekute lisamine

Vaatame kohtumisi ja kohtumisi. Järgmises näites korraldame pitsaraha. Loomulikult on teema kohtumise laad, ja kui pitsaraha pole tingimata "kohtumine", siis saate idee. Seejärel võite lisada muid eripärasid, nagu näiteks pizza pidamise toimumise aeg, algus- ja lõpuajad.

Selle sündmuse märkuste, juhiste või juhiste lisamiseks on palju ruumi (tehniliselt piiramatu). Muidugi pole see palju pidu, kui sul pole teisi inimesi. Nii et peame mõned osalejad kutsuma. Kui kutsute inimesi, ei peeta seda enam kohtumiseks. Selle asemel muudab Outlook seda koosolekule. Järgmises pildil näeme, et meie uus kohtumine läks kokku.

Saate sisestada nimed käsitsi või klõpsata nupul "Et", et lisada oma aadressiraamatusse osalejad. Kui te pole veel aadressiraamatut seadistanud, võime teile öelda, kuidas kontakte lisada ja hallata, samuti importida kontakte teistest allikatest, näiteks Gmailist.

Kui te taotlete vastust (selle asemel et lihtsalt sõna välja panna ja selle jätta), saavad kutsutud kasutajad võimaluse vastata. Pange tähele, et see töötab suurepäraselt Microsofti tootega, näiteks Outlook.com-i e-posti kontoga, kus teile antakse reageerimisvõimalused otse sõnumis.

Gmailis saate käituda kutsel ühes ja samas suunas. Kuid vastad, saadetakse see sündmuse korraldajale ja lisatakse automaatselt oma Outlooki.

Nüüd, kui me oleme kohtumisi ja koosolekuid teinud selgeks, jätkame nende muutmist ja tühistamist, sest muutus on vältimatu ja mõnikord ka meie parimad plaanid kaotavad.

Koosolekute muutmine või tühistamine ja vastuste jälgimine

Midagi on tulnud ja me peame oma pizza pidutsema laupäeva õhtul. See pole meie jaoks probleem, vaid meie osalejatega? Nende plaanid on nendega täiesti täidetud, kuid vähemalt Outlooki abil on lihtne teavitada neid muudatustest.

Koosoleku muutmiseks ja oma osalejate teavitamiseks avage kõigepealt sündmus Outlooki kalendris ja tehke vajalikud muudatused. Sellisel juhul läheme lihtsalt ühel päeval tagasi koosoleku. Pange tähele, et võite klõpsata "Saada värskendus" ja teie kutsutud kasutajaid uuendatakse muudatuse tegemisel.

Sel juhul, kui osalejad oleksid varem teie kutse vastu võtnud, peavad nad selle uuesti vastu võtma.

Nüüd võib olla hea aeg näidata, kuidas teie koosoleku edusamme jälgida. Klõpsake nupul "Jälgimine" ja siit saate näha oma koosoleku edusamme. Praegu on ainult üks kutsutaja nõustunud, võib-olla see laupäev ei ole nii hea aeg.

Uh, jälle on midagi just tulnud ja me peame kohtumise tühistama. Lihtsalt klõpsake nupul "Tühista koosolek". Teie kutsutaja muudab nüüd ja saate hankida hankida ja saata halb uudis.

See on sama lihtne kui teie eelmised kutsutud kasutajad saavad ajakohastatud e-kirja ja sündmus eemaldatakse teie Outlooki kalendrist.

Sündmused

Sisestatud ja salvestatud kohtumiste, pöördeliste kohtumiste korral näete seda oma kalendris. Kui klõpsate selle kohal, näete asjakohaseid üksikasju. Sel hetkel, kui kõik on hea, võite selle jätta ja minna edasi teistele asjadele.

Kui aga soovite seda muuta või kustutada, saate selle avada topeltklõpsuga sellel või kasutades sobivat toimingut lint, mis on siin nupp "Ava".

Võite päästa ka paljudest samadest lindikontrollidest paremklõpsu kontekstimenüüst.

Oma koosolekul või ametisse avatud märkida sakki, mis võimaldab teil mõjutada mõningaid muudatusi nagu muutes oma staatust (hõivatud, Ei tea Out of Office jne) seada meeldetuletuse, ajavööndit muuta, ja lõpuks seada kord kui korduv sündmus.

Korrapärased sündmused on levinud, näiteks iganädalane koosolek või kvartalitulu või lihtsalt sõpradega lõunasöök, seega on hea teada, kuidas neid seada. Nagu näete ekraanipildilt, peaks see olema üsna lihtne välja töötada. Saate määrata kohtumise aja, mustri ja muidugi reklaami ulatuse või pikkuse.

Näete järgmisel pildil, oleme loonud korduva sündmuse iga esmaspäeva kell 13:00, mis kestab lõputult.

Oluline on meeles pidada, et kohtumiste ja kohtumiste korral on mitu olulist erinevust, kuid need on ikkagi ja neid saab sama moodi muuta, nii et kõik kohtumiste jaoks nähtavad valikud on koosolekutel ühesugused.

Faili või dokumendi lisamine kalendriüksusele

Oletame olete teinud ametisse, nagu võtta oma lemmiklooma vet või saada oma õli muutunud ja mõlemal juhul on teil dokumenti või pilt, mida soovite lisada seda, et sa ei unusta.

Järgmises näites võime meie õli lõplikult muuta ja meil on selle jaoks kupong. Sa võiksid välja printida kupongi ja proovida mäleta seda eelnevalt või võid lihtsalt lisab selle ametisse nii, kui Outlook meenutab teile, kupongi on seal nii et saate printida, kui oled mõelnud seda.

Selleks peate klõpsama nuppu "Lisa fail" ja seejärel sirvida asukohta, kus see on salvestatud. Võite faili sisestada nii nagu see on, asetada tekstiga inline või lisada faili asukohta hüperlingina. Sel juhul püüame lihtsalt PDF-i lisada, nagu on.

Loomulikult on see väga kasulik funktsioon, kui peate jagama dokumente ärikohtumisteks, saatma õppematerjale üliõpilastele või kui olukord võib nõuda lisateavet.

Kalendrite haldamine ja jagamine

Kalendrite haldamine võimaldab teil teha kahte asja. Saate avada kalendreid erinevatest allikatest ning saate luua ja salvestada kalendrirühmi.

Kui klõpsate nupul "Ava kalender", saate luua kalendri mitmest allikast, sealhulgas Internetist, või saate luua tühja kalendri. Üks tühja kalendri loomise eelis on see, et saate oma töö- ja elukvaliteeti eraldi hoida.

Järgmises pildil näete mitmeid kalendreid ja oleme loonud ka spetsiaalse töörühma. Te saate tegelikult lohistada üritusi ühest kalendrist teise; näete, kuidas meil on nädalas toimunud koosoleku sissekanne kahes valitud kalendris, mille me näitame.

Olles võimeline lohistada sündmuste üle kalendrid tähendab, et kui olete kulutanud aega lisades kohtumise või koosoleku, kui te otsustate hiljem see peab olema teisel kalender, sa ei pea uuesti sündmusi.

Lõpuks võite jagada ka kalendreid, mis peaksid olema üsna iseenesestmõistetavad, kuid märkus on siiski võime kalendrisse saata. Me käsitlesime seda lühidalt eelmises artiklis, see on lihtsalt üks viis selle saavutamiseks. Järgmises pildil kuvatakse järgmine juhis, kui kasutate seda võimalust.

Saate määrata, millist kalendrit jagate, kuupäevavahemikku (ühel päeval kogu kalendrisse), üksikasjade taset jagamiseks (lihtne kättesaadavus, piiratud ja täielik teave), ja siis on mõned täiendavad suvandid, mida saate kasutada.

Sel viisil jagamine tähendab seda, et saate kiiresti, hõlpsalt ja sujuvalt levitada oma kalendriinfot teiste Outlooki kasutajatega ning integreerida teile saadetud kalendreid.

Kalendri valikud

Läbi sorteeritakse üsna palju kalendrivalikuid (ehkki mitte nii palju kui e-posti teel). Enamik neist valikutest on mõeldud kalendri konfigureerimiseks tõhusamaks töö- ja isiklike vajaduste rahuldamiseks.

Näiteks saate muuta oma tööaegu ja töönädalat, lisada puhkuseid, muuta ajavööndit, määrata vaikimisi värvi ja isegi valida Fahrenheiti ja Celsiuse vahel. Töötage nende läbi oma vaba aja veetmise ajal ja proovige, mis sulle kõige paremini sobib.

Outlooki kalendrifunktsioonid on tipptasemel ja kui töötate keskses Exchange-serveris asuvas organisatsioonis, siis olete tõenäoliselt tuttav, kuidas saate jagatud kalendrites koostööd teha, sündmusi vaadata jne. Kõik see sujuvalt töötab teie enda kohalikus Outlooki installis lisavõimsuse ja mugavuse suunas.

Kodus on tore olla samas programmis nii palju funktsioone sisaldav kalender. E-posti rakendusest kalendoloogilisest rakendusest ei ole vajadust üle minna, saate ajakavasid üritada ja osalejaid kutsuda vaid mõne hiireklõpsu klõpsuga ja palju muud.

Kuid sellest piisab, kui me räägime. Miks me ei kuule teid nüüd? Anna meile teada oma mõtted või andke oma kommentaarid meie foorumil.