Kui kasutate Exceli arvutustabeleid, et koguda teistelt inimestelt saadud andmeid, kuid leiavad, et nad täidavad teie hoolikalt planeeritud rakke sageli valesuguse teabega, võib andmete valideerimine aidata.
See tööriist võimaldab piirata konkreetseid rakke, et võimaldada ainult õigesti vormindatud andmeid. Kui keegi sisestab kuluartikli asemel "lennujaama lõunasöögi" asemel "15,68 dollarit", lükkab Excel sisendi, kuni see on õige. Mõelge sellele kui passiivselt agressiivsele viisile, et veenduda, et inimesed ei raiska oma aega.
Näiteks siin on toimimisvihjega seotud põhikulu aruannete tööleht. Oletame, et me tahame veenduda, et inimesed sisestavad teatud lahtritesse ainult numbrite väärtused, mis on vormindatud valuutas (st mõned numbrid, millele järgneb kümnendkoht, millele järgneb veel kaks numbrit).
Esiteks valige kõik lahtrid, mida soovite piirata.
Lülitage ribbonile sakk "Andmed" ja seejärel klõpsake nuppu "Andmete valideerimine". Kui teie aken pole täissuuruses ja sildid ei näe, on see kahe horisontaalse kasti ikoon, roheline märk ja punane ristiring.Andmete valideerimise aknas klõpsake vahekaardil "Seaded" rippmenüü "Luba". Siin saab määrata valitud lahtrite lubamiseks teatud tüüpi sisendi. Meie kuluaruandes me nõuame, et kasutajad paneksid numbriga kahe kümnendkoha väärtuse, nii et valiksime võimaluse kümnendkoha. Saate valida ka muid kriteeriume, näiteks veenduda, et lahtris on tekst, aeg või kuupäev, kindla pikkuse tekst või isegi teie enda kohandatud valideerimine.Ükskõik millised andmetüübid, mille valite rippmenüüs "Luba", muudavad teie ülejäänud vahekaardil "Seaded" saadaval olevaid valikuid. Kuna me tahame valuutale vastavat numbrilist väärtust, seame rippmenüü "Andmed" valikule "vahele". Seejärel seadistame minimaalse väärtuse 0,00 ja maksimaalse väärtuse 10000.00, mis on meie vajaduste katmiseks rohkem kui piisav.Selle katsetamiseks klõpsake valideerimise seadete rakendamiseks nuppu OK ja proovige sisestada sobimatu väärtus. Näiteks, kui me sisestame hommikusöögi väärtuseks söögikordade asemel pannkooke, kuvatakse veateade.Kuigi see piirab inimesi sisestama ainult õiget tüüpi andmeid, ei anna see neile mingit tagasisidet selle kohta, millist tüüpi andmed on nõutavad. Niisiis, seadisime selle üles ka.
Liikuge tagasi andmete aktiveerimise aknasse (Data> Data Validation on Ribbon). Siin on kaks võimalust (ja soovi korral saate neid mõlemaid kasutada). Saate kasutada vahekaarti "Sisenditeade", et hüpik-tööriista näpunäide näitaks inimestele seda tüüpi andmeid, mida soovite, kui nad valivad lahtri, mille jaoks andmete kinnitamine on sisse lülitatud. Võite ka vahekaarti "Viga märguanne" kasutada, et kohandada vead, mida nad näevad, kui nad sisestavad valeandmete tüübi.
Lülitame kõigepealt vahekaardile "Sisenditeade". Siin veenduge, et valik "Näita sisenditeavet, kui lahter on valitud" on sisse lülitatud. Seejärel anna sisenditööriista pealkiri ja mõni tekst. Nagu näete allpool, avaneb lihtsalt klikkides mõnes lahtris sõnum, mis annab inimestele teada, mida oodatakse.
Vahekaardil "Tõrketeade" saate kohandada tõrketeate, mida inimesed näevad valesti sisestatud andmete sisestamisel. Veenduge, et valik "Näita veateadet pärast valeandmete sisestamist" on sisse lülitatud. Valige rippmenüüst "Style" tõrketeate stiil. Võite minna peatusega (punane ring X-ga), hoiatus (kollane kolmnurk koos hüüumärgiga) või teave (sinine ring koos väikesega "i") sõltuvalt sellest, kui tugev sooviksite sõnumit kokku puutuda.
Sisestage oma sõnumi pealkiri, sõnumi enda tekst ja seejärel lõpetamiseks klõpsake "OK".
Microsoft Excel teisendab andmevorme automaatselt sellisesse vormingusse, mida ta arvab kõige paremini komadega eraldatud andmefailide avamisel. Nende jaoks, kes ei soovi, et meie andmed oleksid muutunud, saame seda käitumist muuta.
Exceli täitehaldur võimaldab automaatselt täita andmete (numbrite või teksti) loendi reas või veerus, lihtsalt lohistades käepidet. See võib säästa palju aega suurte töölehtede järjestikuste andmete sisestamisel ja tootlikkuse suurendamisel.
Mõned ettevõtted arvavad, et nad suurendavad turvalisust, kui keeldute oma vormi väljadest, näiteks parooliväljast, kleepida. Kuid tegelikkuses on kõik, mida nad teevad, kasutajate petmine ja turvalisuse vähenemine, blokeerides paroolijuhid. Selle probleemi lahendamine Chrome'is ja Firefoxis on järgmine.
Vaikimisi kuvab kaldkriips (/) Exceli lintide käskude otseteid. Niisiis, mida sa teed, kui soovite lahtrisse kleepida kaldkriipsu? See seade on keelatud, nii et saate kärestikku kleepida kärpides.
Juurdepääsuandmete jagamine muude rakendustega on Office 2010-s lihtsam. Täna vaatame, kui lihtne on jagada Access 2010 andmebaasi andmeid Exceli arvutustabeli jaoks ja palju muud.
