Dokumentide ja mallide piiramine ja kaitsmine

Video: Dokumentide ja mallide piiramine ja kaitsmine

Video: Windows Event and Logging for the IT Pro - YouTube 2024, Mai

2024 Autor: Geoffrey Carr | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-01-12 05:22

Dokumendi piiramine ja kaitsmine tagab, et olete oma edusammude üle kõige võimekam.

KOOLI NAVIGATSIOON

Mallide kasutamine ühise kujunduse ja vormingu tagamiseks
Dokumendis tehtud muudatuste jälgimine
Märkuste kasutamine märkuste muutmiseks dokumendis
Dokumentide ja mallide piiramine ja kaitsmine
Dokumentide versioonimine, võrdlemine ja ühendamine

Ehkki võite soovida, et teised ülevaatajad sooviksid dokumendis muudatusi teha ja kommentaare teha, võib juhtuda, et soovite piirata nende muutmist ja vormingu muutmist.

Lisaks võite soovida sundida kõiki muudatuste jälgimist või piirama arvustusi vaid kommenteerima. Kogu selle eesmärk on tagada, et teie dokumenti ei saa muuta nii, et see ei vasta teie visioonile või stiilile.

Selles õppetundis näeme teile, kuidas piirata teiste dokumentide vormingut ja toimetamisviise, mida teised teie dokumendid saavad esitada. Kui teie dokument on lõpliku oleku lähedal, saate seda märkida lõplikuna, et vältida tahtmatute muudatuste tegemist.

Samuti võite piirata juurdepääsu oma dokumentidele, et kaasata ainult teie arvustuste meeskond. Näitame, kuidas teie dokumenti kaitsta parooliga. Seejärel võite öelda ainult oma meeskonnale parooli ja keegi teine ei saa seda dokumenti avada.

Me alustame asju, lisades dokumendi vormingu piiramise.

Dokumendis vormindamise piiramine

Kui levitate dokumente teistele läbivaatamiseks, ei pruugi te soovite, et nad muudaksid dokumendi vormingut. Word lubab teil piirata kõiki või mõnda teemat ja stiili ning võimaldada retsensentidel mõned teemad ja stiilid muuta. Selleks klikkige vahekaardi "Ülevaatus" jaotises "Kaitse" jaotises "Piiratud redigeerimine".

Paks "Redigeeri piira" kuvatakse põhiteksti paremal pool. Jaotises "Vorminduspiirangud" valige "Valikute määramiseks limiit vormindamine" ja klõpsake lingil "Seaded …".

Dialoogiboksis "Formatting Restrictions" ("Formaatstarbelised piirangud") valitakse vaikimisi kõik valikud "Lubatud tüübid on praegu lubatud". Dokumendis kasutatavate teatud stiilide valimiseks võite kasutada nuppu "Mitte ükski", et kõik stiilid välja tõmmata ja seejärel valida need, mida soovite lubada. Võite kasutada ka Wordi soovitatavaid miinimumsuendeid, kui soovite, klõpsates "Soovitatav miinimum". Soovi korral valige dialoogiboksi alaosas jaotises "Vormindus" täiendavad piirangud ja klõpsake nuppu OK, kui olete valmis.

Järgmine dialoogiboks näitab küsib, kas soovite eemaldada stiile, mis pole lubatud. Soovitame seda mitte teha. Võib juhtuda, et soovite neid stiile tulevikus dokumendis kasutada. Muud arvustused ei saa neid muuta ega rakendada.

Dokumendis lubatud keelte säilitamiseks klõpsake "Ei".

Enne nende piirangute kohaldamist peate hakkama saatma kaitse. Me arutame seda, näidates teile, kuidas redigeerida piirata.

Dokumendis redigeerimise piiramine

Lisaks dokumentide retsensentide vormindamise piiramisele saate piirata ka seda, kuidas toimetamise ülevaaturid võivad dokumendis toimida. Paneel "Keelata muutmine" valige märkeruut "Luba ainult seda tüüpi toimetamine dokumendis" ja valige ripploendist valik, mis näitab, millist toimetamist soovite oma dokumendis lubada. Võite lubada teistel hindajatel jälgida ainult muudatusi, sisestada kommentaare või täita vorme. Võite isegi dokumendi piirata nii, et teised saavad seda ainult lugeda ja muudatusi ei muudeta.

Te võite küsida, mis erinevus on piiratud muutmisest ainult jälgitavate muudatuste tegemiseks ja lukustatud "Track Changes" lukustamine, nagu on arutletud 2. õppetükis. funktsionaalsus on sama. Saate kasutada mis tahes meetodit, mis on teile lihtsam.

Saate määrata piiratud vormindamise ja redigeerimise erandeid või inimesi, kellel on lubatud seda dokumenti vabalt muuta. Klõpsake paneelil "Piirata redigeerimist" jaotises "Erandid (valikuline)" klõpsake linki "Rohkem kasutajaid …".

Dialoogiboksis "Lisa kasutajaid" saate lisada kasutajaid praegusest arvutist domeenist, milles praegune arvuti on osa, või sisestades kellegi e-posti aadressi. Eraldage kõik kasutajad ja e-posti aadressid semikooloniga ja klõpsake nuppu "OK", kui olete valmis.

Inimesed, keda lisasid dialoogiboksis "Lisa kasutajad", kuvatakse paneelil "Piirata redigeerimist" jaotises "Erandid (valikuline)" väljale "Inimesed". Valige kogu dokument või osa sellest, mida soovite, et isik saaks redigeerida, ja märkige ruut "Isikud" vastava inimese märkeruutu.

Nüüd, kui olete piiranud dokumendi vormindamise ja redigeerimise soovi kohaselt, peate Wordile selle nimel, et see hakkaks jõustuma, hakata jõustama. Klõpsake paneelil "Piirata redigeerimist" jaotises "Käivita rakendamine" nuppu "Jah, käivita kaitse tagamine".

Dialoogiboksis "Käivita rakendamine kaitseks" veenduge, et valitud on parool, sisestage kaks korda parool ja klõpsake "OK".

Pange tähele, et parool pole vajalik ja ei kaitse täielikult dokumenti (dokument ei ole krüpteeritud). See aitab lihtsalt takistada inimestel vormindamise ja redigeerimise piirangute välistamist.

Kui valite "Kasutaja autentimine", näeksite tõenäoliselt järgmist viga:

"Teie masin ei ole seadistatud õiguste halduse (IRM) jaoks. IRM-i seadistamiseks logige sisse Office'i, avage olemasolev IRM-i kaitstud sõnum või dokument või võtke ühendust abimenüüga."

Soovitame parooli kasutada. See on palju lihtsam.

Kui piirangud on jõustunud, kuvatakse paneel "Piirata redigeerimist" asjakohast teksti, mis võimaldab retsensentil täita ainult lubatud toimetamis- ja vormindamisülesandeid.

Soovitan:

Mallide kasutamine ühise kujunduse ja vormingu tagamiseks

Microsoft Word on suurepärane vahend meeskonnaseadetes dokumentidega töötamiseks. On mitmeid funktsioone, mis toetavad lihtsat koostööd, sh malle, muudatusi ja muudatuste jälgimist, kommentaare, dokumentide piiramist ja kaitsmist ning dokumentide võrdlemist ja ühendamist.